前言

相信大多數人無論在學習還是工作中都或多或少遇到過一些效率低下的情景：

永遠有畫不完的圖、開不完的會，自己的精力又十分有限，十分焦慮事情做不完怎么辦

明明有很多事情要做，卻無法集中注意力，不斷切換處理不同的事情，時間和精力在大量內耗中被消耗掉，實際的輸出效率十分低下

要做的事情越多拖延癥越嚴重，面對繁多的任務不知如何下手，時間快速流逝，臨近 deadline 的時候突然發現什么都沒做

設計資產繁多且混亂，想要找到某個東西的時候總是想不起在哪里

……

所有的這些，都會大大影響學習工作的效率，那么該怎樣才能更高的效率處理這些問題呢？

本文會從動力、規劃和專注三個角度來破解這個難題。首先，萬事的開頭一定需要有一個內在的動力作為驅動，在有了動力之后還要對自己做的事情有詳細的規劃，做到有的放矢，最后，在落地執行的階段要保持專注。

效率來源于動力

相信你一定有過“通宵達旦、樂此不疲”的愉快經歷，比如一整晚打游戲上了十顆星、或者連續十個小時刷完了一部五十集的電視劇；當然也一定有過“心不在焉、味如嚼蠟”的痛苦經歷，比如小時候被媽媽強迫練習鋼琴時數著時間期待結束、或者在期末考試前夕為了不掛科被迫復習一上午才看了五頁書。我們會發現，同樣是長時間做一件事，當我們內在動力不同時，效率高低實是天壤之別。那么我們該如何獲取工作的動力呢？

1. 自主選擇

有研究表明，人類對掌控力的需求是一種生理需求，在面對選擇時做決定可以直接證明自己擁有掌控力，并且極大的提升執行效率。人們渴望擁有選擇的自由——哪怕所做的決定并不會帶來任何好處。

回顧前文提到的例子，無論是通宵打游戲還是連續十個小時刷完一部劇，自己擁有絕對的選擇權，因此可以連續長時間保持一種十分高效的狀態；而練習鋼琴是在媽媽的強迫下做的、復習專業課是快要考試了，為了不掛科而在自己的強迫下做的，在這些事情上，自己的選擇權都比較弱，于是效率往往比較低下，且可持續的時間也較短。由此可見，“擁有選擇權并能自主做出決定”是獲得動力的第一步。在工作中，我們就可以通過“把握選擇權并做決定”的方式來獲取工作動力。

在我工作初期，為了避免反復修改設計稿，我曾經習慣于在做項目時輸出多個方案，把能想到的方案全部羅列出來，并讓更具有經驗的前輩以及其他項目相關人幫助我來決定哪個方案才是最優解。誠然，對于一個新手來說，這樣可以最大限度的減少出錯，保證輸出方案的質量。但一段時間后，我開始逐漸喪失輸出方案的動力，因為我感覺輸出多方案只是為了給決策人——而不是自己——提供多個選擇而已。因此我輸出方案的效率開始直線下滑，有時甚至會卡在“只有兩個方案不夠選”這樣的問題上，為此自己也時常陷入苦惱之中。

破解這個局面的靈感是在一次與前輩的交流中獲得的。我開始嘗試自己去做設計決策，自己從多個方案中選擇自己認為最好的方案。于是，輸出多方案這件事就從“給別人提供選項”變成了“幫自己推敲設計”，我也不再單純為了“多個選項”輸出多方案，而是在不斷思考“當前的方案有什么問題，還能怎么去解決”的過程中輸出更多的方案。這樣的改變讓我重新找到了設計的動力，思考更加主動、效率也得到了極大的提高。

2. 學會放棄

雖然通過“做決定”可以獲取動力，但這并不意味著我們可以無腦“做決定”，向錯誤的方向走出一百步還不如停在原地不動。我們要盡量保證做的每個決定都是有意義的。

為了做到這一點，可以嘗試著在做每個決定的時候多問自己幾次為什么，從而找到其背后的原因，同時也可以找到做決策的依據。

當我還在上學時，發現有些“學神”的日常表現與普通人并無二致，他們有時也會逃課、也會不寫作業，考試前也未見他們懸梁刺股，但是每次考試成績卻名列前茅。很多年后，我有幸認識了一位這樣的“學神”朋友，姑且稱其為 A 君，在與他交流后，才解開了我心中的疑惑。A 君給我講了一個秘訣——學會放棄。

在 A 君的心中，沒有什么事情是不可以放棄的，包括上課、聽講、寫作業、刷題，這些看起來都是獲得好成績必須要做的事情，其實都可以放棄。問題在于，如何選擇該放棄哪些事情。A 君的做法是，當有一件事情需要去做時，首先會問自己一個問題——為什么要做這件事？

比如，第二天有一節課要上，這時就要先問自己，為什么要上課呢？答案是因為上課可以從老師那里學到新的知識點。但是，獲取新的知識點并不一定只能通過上課的形式，也可以通過看書、在網上找一些資料、甚至找其他前輩請教。那么問題就變成了“通過哪種形式掌握新知識點更加省時省力？”

A 君說在他上學時，每個學期都會去買一本教師版的教材，上面會有一套比較完整的教案，他在預習時會先看一遍教案，如果自己能夠掌握所有的知識點，那么第二天的課就會選擇放棄。這就是為什么雖然他逃課了，但是還能取得好成績的原因。有得就有失，有時有計劃的放棄反而會提高整體效率。

效率來源于規劃

只擁有動力還不足以讓工作效率有質的提升，我們還需要對工作內容進行合理的規劃，讓工作變得井井有條。在開始工作之前先做一份工作計劃，可以讓工作的執行事半功倍。

為了更好的制定工作規劃，我會把長期的目標規劃的更加系統，而把短期的規劃盡量做到碎片化。

1. 長期規劃——讓目標變得smart

美國管理學大師德魯克于 20 世紀 50 年代提出 smart 原則，在制定和考核績效時須符合五項原則：具體的(Specific)、可衡量的(Measurable)、可達到的(Attainable)、與其他目標具有相關性的(Relevant)、具有明確的截止期限(Time-bound)。

在進行長期目標的規劃時，也可以參考這樣的原則，讓每個目標變得更加清晰。

例如“提升產品的用戶體驗”可以是一個目標，但是不是一個好的目標，因為其不夠具體、不易衡量、不易達到且不具有明確的截止期限。

針對“不具體”的問題，我們可以對其進行一些更具體的拆分，例如“優化觸區大小”、“優化轉場動畫”、“提供更加情感化的空頁面插圖”都可以成為具體的目標。

針對“不可衡量”的問題，可以給目標添加上一些可量化的指標，例如“優化產品的 5 個一級頁面中的觸區大小”、“優化所有一級頁面向二級頁面跳轉的轉場動畫”、“提供常見的 10 種空頁面場景的情感化插圖”。

在確定目標-拆解目標的過程中，還要時刻注意目標的是否是可達成的。例如“優化產品中全部觸區大小”這個目標，在不同的產品中工作量也是有著巨大差異的，如果優化對象是 QQ 這種體量龐大的產品，牽扯到的頁面和業務團隊甚至無法窮盡，“優化全部頁面的觸區大小”就是一個不可達成的任務，此時，我們就可以將目標修改為“優化全部一級頁面的觸區大小”，讓目標變得具有可達成性。

制定任務時，應該給任務設定一個截止期限，例如“一個月內優化全部一級頁面的觸區大小”，這里的“截止期限”實際上不一定是“完成期限”，而是一個回顧的時間點。到了截止期限，我們應該回顧該任務的完成情況，并對其進行進一步的處理，已完成的任務可以進行復盤、歸檔；未完成的任務可以進行進一步的規劃。

2. 短期規劃——日程計劃or任務池

所有的長期目標都要依賴每日的具體執行才能得以實現，所以每日的日程規劃也顯得尤為重要。然而并不是制定一個日程規劃表就一定可以按部就班的完成任務。相信絕大多數人應該都遇到過這樣的情況，早上開始工作之前認認真真地制定了一份工作計劃，精確到了每個小時需要完成什么樣的工作，但是可能會因為各種各樣的原因——臨時加入的高優需求、臨時的會議亦或同事向你咨詢了幾個問題——打亂了整個工作計劃，到了晚上發現，規劃好的事情只完成了一半。

變化總比計劃快，我們永遠無法精確預判意外情況會消耗掉我們多少時間和精力。因此，與其做一份十分詳盡的時間規劃，倒不如建立一個任務池。

todo 列表就是一個天然的任務池，把需要完成的事情記錄下來，不要指定具體的完成期限，而是歸類并標注優先級(可以參考前文闡述的 ROI 管理模式)，盡量擺脫以時間為衡量尺度的任務規劃方式，從而避免單純因為趕 deadline 而優先完成 ROI 過低或者價值較低的任務，導致更加具有價值的任務被迫延期。每次規劃僅聚焦于任務池中最需要完成的一兩個任務，不必過分追求一個完整的計劃表。當完成當前規劃的任務后，再從任務池中找出需要繼續完成的任務。

“寫 todo 列表”這件事也不必是一個固定日程，可以利用碎片化時間進行記錄和整理，例如上班通勤的路上、完成一項任務后的短暫休息時間、在食堂排隊的時間等等。

總之，盡量降低“日程規劃”這件事的形式化，隨時隨地管理自己的任務池，用極致碎片化的方式來管理任務池，可以讓短期規劃這件事情變得更加靈活且高效。

效率來源于專注

在衡量工作效率時，我們討論的不只是對某一件事情的專注度，而是整個工作過程中的“綜合專注度”。例如我們可能在攻克一個難點時十分專注，但是中途又被打斷去快速處理了一些其他瑣碎事物，然后再次回到之前的攻克難點的任務中。如果從單個任務的視角來看，無論是攻克難點的任務、還是處理瑣碎事物，可能都保持了高度專注的狀態，但是如果考慮到在多個任務中間來回切換而產生的內耗時，整體的效率并不見得很高，這種情況下“綜合專注度”就不算高了。

為了盡量提升“綜合專注度”，我把日常任務分成三種類型：疑難型任務、緊急型任務和瑣碎任務。三種任務需要的專注度不同，處理方式也不同。

1. 疑難任務

我把工作量大且需要高密度思考的任務歸類為“疑難任務”。這類任務需要注意力高度集中，且需要大塊時間集中處理。

例如“以提升發布效率為目標重構整個發布編輯流程”就是一個疑難任務，該任務涉及到大量競品的調研分析、超過十個頁面的設計、繁多的交互分支路徑的遍歷。

面對這類任務，最好的解決辦法就是進入心流模式，利用整塊的時間集中攻克。心流是心理學中的一個概念，指一種將個人精神力完全投注在某種活動上時所表現的心理狀態，在這種狀態下，可以獲得最高的工作效率，但是通常這種狀態下會呈現出一種抗拒中斷的特性，只能專心處理某一項任務。因此心流狀態十分適合用來處理疑難任務。

為了進入心流狀態，首先需要創造一個舒適的工作環境，包括但不限于一個舒適的工作姿勢（如一套舒適的桌椅和隨手可得的辦公工具）、不易被干擾的環境（如帶上一副降噪耳機并把手機調到勿擾模式）等等，總之就是盡量減少被打斷心流狀態的可能。

不必強求自己一步進入新流狀態，實際上也鮮有人可以做到這點，我們可以按照思考密度從低到高的方式來安排工作流程，讓自己漸入佳境。在開始解決真正疑難的核心任務前，不妨做一些周邊工作作為熱身，例如遍歷市面上的相關競品，并一一截圖，這并不需要太多復雜的思考，但是卻可以幫助自己進入工作狀態。在完成競品的遍歷后，就可以順理成章的開始進行競品的比對和分析，再過渡到設計方案的輸出。“遍歷競品-分析競品-輸出方案”就是一個思考密度和專注程度逐步遞增的過程，這樣的工作流程會更加容易進入心流狀態，并高效的解決疑難問題。

2. 緊急任務

工作里經常會遇到一類任務，提出的比較臨時，例如老板提出的緊急需求、線上出現的嚴重 bug 或重大輿情等。這類任務往往重要性很高，需要在極短時間內響應，因此對于“綜合專注度”會產生負向影響，我把這類任務歸類為“緊急任務”。

緊急任務往往會讓人手足無措，這是因為當人從比較放松的狀態突然進入到緊張狀態時，注意力往往會本能的聚焦于某個最明顯的事物或者平日養成的習慣中。例如在高速公路上正常行駛時，突然遇到前車緊急剎車，很多新手司機會出于本能的把剎車踏板踩到底并猛打方向避讓前車，雖然這樣的選擇并不明智，但是人們會本能的把注意力聚焦在“減速、躲避”這件最為明顯的任務上。

如果是一位駕駛經驗豐富的老司機在同樣的緊急情況下，可能就會采取更優的處理方式——點剎、扶穩方向盤、盡量降低撞擊傷害。這是因為他對于“前車急剎車”這樣的緊急狀況有充分的心理預案，所以遇到緊急情況的時候才不會手忙腳亂。同理，在工作中要想高效的處理緊急任務，最好的辦法就是“有備無患”，把工作做在平時，在緊急情況出現時，可以用最快的速度做出最優的應對，從而盡量減少緊急情況對綜合專注度的影響。

我們可以通過預測/預想的方式，來提前做好準備，避免緊急情況出現時的手足無措。例如當我們做匯報方案/晉升答辯時，可以根據已有經驗提前預想對方會挑戰哪些問題，并思考該如何回答；做設計方案時，提前思考設計方案的優缺點以及上線后可能會遇到哪些問題，并做好預案。

另外可以通過復盤已經出現過的緊急任務來總結經驗，以備日后之需。我曾經遇到過一個十分臨時的老板需求，要求在一個現有的頁面基礎上用十分鐘快速做一些微調。但是我在處理這個任務的時候遇到了一個問題——一時間腦子一片空白，完全想不起這個頁面的源文件在哪里，最終只好重新畫了一整個頁面，本來十分鐘就可以完成的任務，實際上花費了半個小時才做完。在這件事情之后，我與其他同事一起，把負責項目的核心頁面源文件進行了一次歸檔，日后再次遇到類似的問題，就可以十分高效的找到想要的源文件了。

3. 瑣碎任務

工作中還會有大量的瑣碎任務，這類任務復雜程度不高，工作量也不算大，也不是非常緊急，但是數量和種類繁多，互相之間又不耦合，我在處理這類任務時有三板斧：記錄和歸檔、統籌規劃、集中處理。

記錄和歸檔

好記性不如爛筆頭，為避免遺忘，遇到需要處理的瑣碎任務一定要及時記錄下來，這也會成為任務池的重要組成部分。

最好選擇一個可以多端協同的工具進行記錄，確保自己在任何環境中都可以記錄和整理。我日常會使用 notion 進行事項記錄和規劃。除了優秀的多端協作體驗以外，notion 還有一個重要優點是可以用“面向對象”的方式進行數據整理。例如我會建立“相關人員”、“版本節奏”等等數據庫，這些數據庫可以獨立管理和維護，而在需求管理時，可以在其中直接調用“相關人員”的數據來標注負責該需求的產品、設計師、開發等人員，也可以調用“版本節奏”來快速標注當前需求的時間節點信息，并且各個數據庫中的數據也是實時聯動和更新的。

從任務管理模式到 ROI 管理模式

有一種比較常見的一種工作模式——逐項完成手頭的任務，這樣的工作模式以任務本身為管理對象，因此我把它稱為“任務管理模式”。但是在工作中，相比于海量的任務，無論是個人的時間精力還是團隊的人力資源都會顯得捉襟見肘，有時面對繁多的任務甚至會無從下手，這時就會出現一個棘手的問題——該如何進行工作任務的取舍？

在商業領域，有一個名詞叫做 ROI(Return on Investment)，是指回報與投入的比值，直接反映了綜合盈利能力。在日常工作和生活中，也可以引申這樣的概念，通過一項任務的產出與投入的比值來衡量該任務的價值。

前文中提到的學神 A 君在獲取知識點時，是選擇聽課還是自學，其根本的決策依據就是 ROI。如果知識點簡單，自學即可完全掌握時，聽課就顯得耗時耗力，ROI 較低，此時就選擇逃課自學；反之如果知識點比較難，自學起來比上課還要更加耗時耗力，那么此時上課的 ROI 就更高，肯定要選擇上課。

這種工作方式有兩個步驟：第一步是分析每項任務背后的價值點，并以此為依據對多項任務進行歸類；第二步是根據 ROI 進行優先級的排序，然后做出取舍。這種以 ROI 為核心管理對象的工作方式，我稱之為“ROI 管理模式”。

在處理瑣碎任務時，我們要有意識的從單純的任務管理模式轉向 ROI 管理模式。這就要求我們去思考每件事情背后的價值，并且把目光放在長期的收益上，而不是只關注短期收益。優先選擇 ROI 高的任務，放棄 ROI 低的任務。

集中處理

每天單獨規劃一段時間用來集中處理瑣碎任務，這樣既可以保證瑣碎任務有持續不斷的被處理掉，又可以盡量減少頻繁任務切換造成的內耗。我比較習慣于在早上以及下午開始工作之前的半個小時處理瑣碎任務，恰好可以作為開始工作的熱身活動。

把日常的任務按照“疑難任務”、“緊急任務”、“瑣碎任務”進行分類是我自己在工作中常常使用的分類方式，實際的分類方式也可能會因人而異，但是不變的核心思路是合理安排各項任務，最大限度的提升“綜合專注度”，從而獲得更高的工作效率。

結語

本文從動力、規劃、專注三個方面探討了一些提升設計效率的思路，實際上提升效率的手段不僅局限于本文討論的范圍，每個人面對的問題和狀況都不盡相同，可以根據自己的實際情況總結出自己的“提效套路”，希望每位讀到這里的讀者都能有所收獲。

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