在當今這個環保意識日益增強的世界里，無紙化辦公已經成為了一種現代化、綠色的趨勢。隨著國內互聯網技術及配套法制的不斷成熟，電子簽章也被廣泛的應用于企業之中。

電子簽章以數字簽名、信息加密為核心，能夠提升公司的工作效率，為企業實現印章管控可追溯、電子化、移動化。

在無紙化辦公的倡導下，越來越多的辦公流程趨向網絡化，而在執行紙質簽章簽署的過程中也面臨著許多問題：

1. 簽署流程繁瑣，成本高。
2. 印章、合同文件管理查找困難。
3. 假章屢禁不止，合同文件易被篡改 。
4. 受時空限制，效率低。

福昕作為國內領先的 PDF 軟件解決方案提供商，一直致力于為用戶在 PDF 處理和管理方面提供高效、全面的服務。加入電子簽章服務能進一步完善 PDF 的功能，用戶在同一個軟件平臺上即可完成 PDF 文檔的編輯、審閱、簽署等操作，能夠簡化管理流程，提高工作效率。

本文將從“福昕電子簽章”的設計時針對的用戶痛點，設計目標，策略，實施，和大家探討電子簽章的設計，通過深耕產品細節，回饋用戶更好的功能體驗。

更多設計實戰復盤：

福昕走訪了多家企業，根據用戶實際使用簽章的場景繪制了用戶畫像，提煉出用戶使用痛點：

根據上面的用戶畫像，我們可以發現用戶使用簽章的痛點：

1. 簽署合同時，需要通過微信或其他工作群與多名合同相關工作人員進行溝通，確認，流程繁瑣且沒有痕跡可追蹤。
2. 經理授權公章給用印員，用印員作為非業務部門需要與客戶直接簽署合同，而其他業務相關角色，例如合同經辦人（業務員），印章管理員作為業務相關責任人對合同的知曉和確認無法在公章申請和使用的流程中體現。
3. 敏感度比較高的文件，不依靠網絡能夠傳送。

對場景下的用戶痛點進行深入了解后，接下來需要思考如何更有效的幫助用戶提升工作體驗。

1. 設計目標：

在設計之前，首先必須明確設計的目標。

設計目標的制定是一個關鍵的過程，通常基于產品的定位、目標用戶群體以及產品的未來愿景等因素。在經過多次討論和分析后，確定了三個主要的設計目標：

流程簡單、便于管理、安全可靠。

對于這三個目標的優先級，我們還進行排序：

首先對用戶來說簽署的流程需要簡單、操作便捷，能夠輕松高效地完成簽名的過程。

其次，簽署的過程需要可追溯，能夠方便管理簽署的進度。

最后，對用戶來說簽署要確保簽署文件的完整性和真實性，同時還需要保證簽署者的身份真實性，防止未經授權的簽署行為發生。

2. 設計策略

對于以上的三個問題，我們需要不同的設計策略。

1. 關于簽署流程簡單，設計策略是：以用戶體驗為中心，模擬傳統紙質簽名流程。
2. 關于簽署管理，設計策略是簡化設計策略，讓簽章的管理更易于使用和理解。
3. 關于安全可靠，設計策略是：安全設計策略，在設計過程中充分考慮服務的安全性，預防潛在的安全風險。

1. 以用戶體驗為中心，模擬傳統紙質簽名流程

①四步走的自簽章

傳統簽名流程，發起者打印 PDF 文檔，自己簽名之后，將書面文檔送簽，簽名者收到書面文檔，閱讀文檔內容，找到需要簽名的位置，完成簽名，最后將文件傳回發起者。

看似簡單的步驟，實際上需要打印文檔，還有雙向傳遞文檔，需要耗費很多的資源和時間。在福昕 PDF 閱讀器中提供自簽章與邀請他人簽章兩種方式，實現用戶的需求。

自簽章操作只需簡單四步，就可完成，省時省力。

②摒棄繁瑣通知，分步提示用戶

相較于自簽署，邀請他人簽署的流程就復雜很多，傳統企業之間的簽署流程：企業 A 打印合同文檔，自己簽名之后，將書面文檔送簽，企業 B 收到書面文檔，閱讀文檔內容，找到需要簽名的位置，完成簽名，最后將文件傳回企業 A。

這樣雙向的傳遞，不僅需要打印文檔，需要耗費很多的資源和時間，而且還可能面臨文檔遺失等問題。福昕簽章的在設計中，為了簡化送簽過程，主要分成以下幾個步驟：

盡管這個流程看起來簡單，但實際上需要深入探討大量的交互細節。

例如場景在企業內部進行簽署還是在企業之間進行簽署？發起者如何對簽署人及簽署區域進行設置？簽署人收到文檔如何確定簽署身份？

以最后一個問題為例，簽署人收到文檔如何確定簽署身份？

發起者對簽署人進行設置的時候，需要添加簽署企業的一些信息，當簽署人打開文檔進行簽署時，若他填入的信息與設置時不一致，則可能出現一個重大的用戶痛點：

他需要在聯系銷售網頁填寫他的聯系方式 – 銷售聯系他 – 福昕的商務助理創建AC離線訂閱+對外簽署訂閱 – 用戶提供的AC管理員接受到AC 發送的郵件通知 – AC管理員分配對外簽署權限 – 經辦人做企業實名以及做應用授權后，才能順利的參與簽署，蓋上企業章......

這整個過程，對簽署方的操作過于復雜，在接受到簽署鏈接后不清楚如何繼續操作了，因此就出現無法簽署的情況，轉而又要求發起方還是走紙質流程。

流程復雜導致用戶無措，致使簽署流程中斷，簽署無法繼續進行，用戶的簽署體驗好感度大大降低。

解決流程復雜這個問題，我們需要站在用戶的角度去拆分不同場景下的流程：

1. 簽署身份認證
2. 申請加入企業組織
3. 創建企業組織
4. ……

對各個流程進行梳理后，我們得出了一個結論：

為了強化用戶的認知，需要使用獨占式的告知方式，分步提示用戶

當簽章參與人接收到文檔/簽署鏈接后，整個界面只有獨占式的彈窗，用戶只需要按照界面所示的彈窗流程前進，即可完成整個簽章流程，不受其他信息干擾。

當簽署人點擊開始簽署的時候做相應的判斷，引導用戶完善信息以匹配發起者預先設置的簽署信息。

當用戶成功登陸之后，還需要用戶進行實名認證，認證當前操作人就是簽署人。

然后根據發起人設置的是郵箱還是手機號碼來顯示，若發起人指定的是手機號方式驗證，需要將當前的福昕郵箱賬號補充手機號，驗證通過后才可參與簽署，確保簽署人的真實可靠。

這樣多次的確認可以提高簽署系統和服務的安全性。通過多層身份驗證，可以有效減少頂替和未經授權的訪問。這種額外的確認步驟可以增加用戶身份的可信度，降低安全風險。

設計好處：

1. 明確流程節點，使流程的進行不是一種可選，是一種必須。
2. 不受其他節點干擾。

設計要點：

1. 只給用戶一種選擇。
2. 出現的時機要在操作中。

效果：

1. 用戶在操作流程中明確的了解下一步需要進行的操作。
2. 大幅提升了企業實名流程的成功率，功能上線后企業實名用戶 2 個月上漲了 56%。

2. 簡化設計的策略，讓簽章的管理更易于使用和理解

①區分功能場景

根據不同的業務提供了兩種常用的簽署場合：對內簽署和對外簽署。

兩種簽署方式最大的不同是：身份認證方式的不同和簽署所用證書不同。

1. 對外簽署： 適用于企業向外部發布文件、聲明；跟企業外部人員或者其他企業簽訂商務合同等場景，發送具有法律效力的文書需要使用對外簽署。
2. 對內簽署： 適用于企業內部文件上簽名或企業內的文檔審批等場景。

在電子簽章的功能集中，針對對外簽署和對內簽署，分別保存和管理不同的簽章樣式，這里像一個抽屜一樣，存放用戶的簽章樣式，用戶可以在這里快速選擇簽章進行應用，在管理簽章的功能中，還可以對簽章進行刪除添加等操作。

②追蹤簽署痕跡

用戶完成簽署后，可以通過簽署記錄和簽署報告進行實時的追蹤整個簽署的記錄，幫助管理人員了解簽署的狀態和進展情況。

簽署記錄：

場景：

簽署記錄開始只設計了根據文檔區分，方便用戶查詢簽章進程，在追蹤用戶使用時發現，頻繁的更換簽章的情況很少發生，一般情況下，簽章涉及到的用章數目是可追蹤。

設計好處：

1. 用戶可以使用兩種不同的方式追蹤文檔，簽章的使用。
2. 根據簽章的類型場景區分。

簽署報告：

當對簽署的文檔存在是否真實有效的顧慮時，可以檢查該文檔是否存在法律效力；

簽署報告詳細展示簽名驗證結果，幫助簽名驗證者獲取和驗證文檔簽署時的狀態，方便簽章驗證者判斷簽章者身份的有效性以及文檔的完整性。

在設計時我們對簽署報告進行了美化升級，從視覺上提高簽署報告的正式性。

3. 安全設計策略

電子簽名需要具有高度的安全保護，以確保身份驗證、文件完整性、確保用戶數據保護和隱私、法律合規性。

福昕獨創了手動發送文檔的方式，最大程度保護用戶的信息安全。

①手動發送文檔

設計場景：

對于保密性極強的工作單位，網絡侵擾會對文件造成損害，需要使用一種不依靠網絡的方式發送文檔，最大強度的保障信息安全。

設計要點：

1. 文檔不出本地，也無需上傳至任何內部服務器即可完成簽署。
2. 在工作流的每個階段，福昕電子簽章服務都會保護文檔，以幫助確保文件完整性。
3. 在設計過程中充分考慮服務的安全性，預防潛在的安全風險。

設計時發送環節剔除了網絡的參與，采用復制粘貼的方式以文本發送文件。

手動發送文檔，最大限度的保證了用戶文件的私密性。

福昕電子簽章通過安全設計和保護措施，為用戶提供了安全可靠的簽章環境。用戶可以放心地使用福昕電子簽章來進行簽署，享受便捷高效的電子簽名體驗，同時確保簽章數據的安全和可信度。

福昕簽章項目設計優化升級后，產品在用戶體驗和競爭力方面得到顯著提升，本次不僅優化了產品的功能和操作體驗，也為用戶提供了更加美觀、簡潔的界面和更為智能、人性化的交互方式。

這些改進和優化有助于提升產品在市場上的競爭力和用戶的滿意度，使得產品能夠更好地滿足用戶需求。最新的版本更新統計數據顯示，個人用戶數量增長了
70%，企業用戶數量增長了56%。

用戶的肯定推動我們進一步的設計思考，我們還可以做什么?

面對業務不同的簽署場景，我們還將會提供批量簽、頁簽、不指定簽署區域和無序簽、智能簽章 AI 助手等更豐富的簽署能力靈活應對復雜業務的簽署需求。比如，批量簽功能特別適用于員工入職場景，當合同內容確定性高、簽署任務處理量大時，通過批量簽可以大幅提升企業簽署處理效率。

同時，還可以將簽約擴展到簽約的全流程，比如簽約前的模板管理和在線起草；簽約中的合同智能對比，簽署存證；簽約后的智能歸檔，合同報表等等。通過全流程的梳理，將簽約這個行為進行了最小顆粒度的細化，為企業數智化提供最有價值的“連接器”。

電子化的簽章方式，作為一種全新的簽章體驗，期待著你的參與…