線上敏捷共創類似于戲劇影視化的創新，即實現了觀看戲劇從線下劇場到線上屏幕的創新，看似是共創載體/場域的改變，但其轉變背后所需的籌劃組織和注意事項是非常復雜的，否則可能會導致線上敏捷共創只是“走形式”。具體來說，線上敏捷共創有籌備/執行/離場三個階段。

1. 籌備階段，組織者作為編劇，構思包含主題/人物/背景的故事概要，主要任務是線上敏捷共創的前期準備與組織；
2. 執行階段，組織者作為導演，在舞臺上交代戲劇情節，主要任務是線上敏捷共創流程的設置與執行，產出共創成果；
3. 離場階段，組織者作為后期，剪輯與上映戲劇，主要任務是作為協同者/賦能者通力合作，推進已經達成共識的共創成果。

相比于線下，線上敏捷共創最需要調整和注意的是籌備階段，尤其是線上場域的設置、成員構成與組織，因此本文將介紹如何進行線上敏捷共創的前期準備。

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一、目標共識，確定主題：上下同欲者勝，同舟共濟者贏

線上敏捷共創工作坊通常由需求方找用研解決問題開始，敏捷共創只是用研幫助業務解決問題的一種手段，只有在同時滿足下列情況下用研組織的敏捷共創工作坊才能盡其所長。

用研組織線上敏捷共創的適用場景

1. 任務是備受關注的，敏捷共創投入的時間和人員成本高，對需求方很有意義才值得發起；
2. 答案是懸而未決的，解決辦法是未知的，需要集思廣益/共同創造，如創新的方案；
3. 挑戰是力所不及的，面臨的困難多，需要群策群力，甚至需要多個角色/部門聯動解決；
4. 共識是必不可少的，需要對解決方案達成高品質的共識與承諾，后續才能真正的落實；
5. 用研能有所輸入的，進行過用戶調研，有能在共創現場啟發參與者共創的報告/調研發現。

線上敏捷共創目標的制定與共識

作為共創組織者不能臆想或揣測發起人目標，敏捷共創目標只有能夠反應團隊的原則和愿望，才能燈塔一樣指引所有人朝著同一方向，因此在開始設計流程之前要充分把脈發起人的需求，讓投入的時間為我們的團隊和用戶帶來價值。將業務所需解決的問題轉換成共創的主題，達成敏捷共創工作坊目標需要注意：

1. 收集共創需求時多方溝通，同業務/產品/設計等相關角色進行溝通，全面了解當下業務所面臨的困惑與期望，特別需要注意的是要向上溝通，才能讓共創更好的服務與應用于業務戰略方向和戰略規化。
2. 提煉出明確的共創主題，提煉出的主題越明確、越具體、越單一越好，另外，由于線上參與者注意力更難專注，在數量上 1-2 個主題為宜，盡量將時間控制在 2-3 小時左右，集中精力解決最重要的問題。
3. 正式確認與共識共創主題，用研將提煉的共創主題和方案，進一步同需求方進行溝通，以確保能夠解決相應的業務問題。

二、參與者：人物是故事情節的核心，讓對的人來到“共創現場”

在確定線上敏捷共創目標后，用研和需求方共同確定能為共創主題貢獻智慧的團隊和成員，進入“共創現場”的參與者對工作坊成功與否起著至關重要的作用。相比于線下，線上敏捷共創是參與者在屏幕上互動交流，參與度和專注度更難保障，更需要慎重選擇讓對的人進入“共創現場”。從參與者意愿和相關性（目標達成與自己的利益越緊密相關性越高）兩個角度挑選，將相關成員劃分為參與者和旁聽嘉賓兩類，如圖所示。

參與者的選擇

1. 高意愿高相關：有意愿參與目標的達成，而且目標達成與自己的利益是緊密相關的成員優先入選；
2. 覆蓋多元角色：共創不僅意味多元的視角，也要考慮共創落實的可能性及所需資源，因此參與者需要覆蓋各相關職能和角色；
3. 樂于分享想法：優先選擇比較活躍的/有想法/愿意表達的成員，如果用研不確定/不熟悉可以由相應團隊推薦與建議。

參與者的分組

1. 控制在 4 組及以下，組數越多共創需要投入的時間/人力也越多
2. 每組 5-6 人，如果每組人數過多，易出現責任分散，導致部分成員不參與討論
3. 每組包括不同崗位職能（產品/設計/業務）的角色，以保證每組角色的多元化
4. 為了營造更“平等”的共創氛圍，避免“一言堂”，如有“高位”人員參與可單獨分組

對具有參與意愿低/相關性較低/無法全程參與/高職級老板等特征的相關成員，將其劃分進旁聽嘉賓組，并建立獨立的線上會議，具體原因及操作方法詳見本文“線上場域”部分。

三、組織者：各司其職，解鎖“場務小助手”新角色

線上敏捷共創工作坊的組織者通常由用研團隊的小伙伴分工與配合，一方面是能更好的從用戶視角向參與者輸入相關信息，另一方面，用研小伙伴經過培訓與實踐對共創工具和流程比較熟悉，彼此之間的配合也更加默契和順暢。

相比于線下，線上敏捷共創組織者之間通過線上語音交流與協作，不如線下共創現場順暢、便利，組織者不僅要負責各自任務，同時還要操作線上共創的工具，面臨的任務多且難度大，如果分工不清可能會導致某個環節沒人負責或者同時開麥等導致現場混亂的情況。基于過往的經歷發現，在組織線上敏捷共創工作坊時，每個組織者在一場共創工作坊中盡量僅承擔一個角色，職責分工要非常清晰，做到各司其職。

相比于線下，線上敏捷共創的組織者角色，不僅是各個角色的核心任務發生了變化，還解鎖了新的組織者角色“場務小助手”。

1. 串場主持人：主持線上共創的全流程，面向所有的參與者，負責共創目標的達成、現場秩序進程、現場的氛圍。
2. 小組引導員：共創通常分組討論，每組需要 1 名小組引導員，負責小組內共創目標的達成、時間把控、維持現場執行和氛圍等
3. 調研輸入者：線上敏捷共創時長較短，需要高效輸入用戶調研的核心發現，而非詳實的用戶故事，如果參與者聽過相關的用研報告甚至可以省略該部分。
4. 場務小助手：線上敏捷共創新增的、重要的組織者角色，線上共創通過操作電腦和軟件來完成的，特別需要一名對工具熟練的場務小助手“幕后操作”和“現場答疑”，以配合主持人節奏，解答參與者遇到的操作問題。

四、線上場域：線上敏捷共創的關鍵道具

線上敏捷共創場域是整個團隊創造的空間，所需物料和布置本質上同線下工作坊一樣，即打造每個成員都可以進行“聽說寫看”的共享空間。

1. 線上會議

由于線上敏捷共創在不同環節需要分組討論，因此在選擇線上會議時，尤其要關注是否具有分組功能。另外需要考慮錄制功能，避免作為后續分析與學習的材料；屏幕共享功能，分享用戶調研時能呈現給參與者；權限設置功能，如串場主持人/場務小助手要有對成員分組的權限。能夠同時滿足以上功能的線上會議通常需要付費，如矚目/騰訊會議/飛書等。

由于旁聽嘉賓存在不愿意參與討論/需要中途離場等情況，為了避免共創氛圍被破壞，建議單獨建立線上會議，如使用內部工具 Joymeeting 會議。由場務小助手通過兩臺電腦設備同時進入線上共創會議（矚目/騰訊會議室）和 Joymeeting 會議室，結合桌面共享給旁聽嘉賓進行實時直播，在共創過程中鼓勵旁聽嘉賓發言或者文字，但需提醒他們要根據主持人的指示。

2. 線上畫布

目前線上畫布/白板基本都能滿足線上敏捷共創的條件，選擇時要考慮到學習成本/功能完整性/互動性三個方面，可選擇 boardmix/teamind 等免費線上畫布。

1. 認證/操作成本低：由于所有參與者和組織者都要認證/操作，盡量選擇容易操作學習成本低的線上畫布。
2. 功能完整性：能滿足同時使用的人數，確保所有成員能同時進行線上協作與創作；能夠導入材料（如 PPT/圖片等物料）和導出成果等；能適配不同系統，如 win/Mac 等。
3. 有互動的素材：具有表情/貼紙/鬧鐘等小工具，可以幫助營造線上敏捷共創的氛圍

以上是對線上敏捷共創工作坊前期籌備的簡要梳理，如有疑問可在下方留言交流。后續將結合具體案例分享線上敏捷共創的流程設計與實施，歡迎持續關注。

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